TUGAS 2 PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PROYEK

penjelasan yang lengkap terkait :

1. Pengguna Jasa

2. Penyedia Jasa

3. Auditor

4. 5 M (Man, Methode, Machine, Matherial, Money)

5. Efektif dan Efisien  

1. PENJELASAN TENTANG PENGGUNA JASA

Ada beberapa definisi tentang pengguna jasa antara lain :

• Pengguna Jasa (1) adalah setiap orang dan/atau badan hukum yang menggunakan jasa angkutan kereta api baik untuk angkutan orang maupun barang.” (Pasal 1 Angka 9 UU Nomor 13 Tahun 1992 Tentang Perkeretaapian). 
• Pengguna Jasa (2) adalah setiap orang dan/atau badan hukum yang menggunakan jasa angkutan, baik untuk angkutan orang maupun barang.” (Pasal 1 Angka 10 UU Nomor 14 Tahun 1992 Tentang Lalu Lintas Dan Angkutan Jalan). 
• Pengguna Jasa (3) adalah orang perseorangan atau badan sebagai pemberi tugas atau pemilik pekerjaan/proyek yang memerlukan layanan jasa konstruksi.” (Pasal 1 Angka 3 UU Nomor 18 Tahun 1999 Tentang Jasa Konstruksi). 
• Pengguna Jasa (4) adalah setiap orang dan/atau badan hukum yang menggunakan jasa angkutan kereta api, baik untuk angkutan orang maupun barang.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 23 Tahun 2007 Tentang Perkeretaapian).
• Pengguna Jasa (5) adalah perseorangan atau badan hukum yang menggunakan jasa Perusahaan Angkutan Umum.” (Pasal 1 Angka 22 UU Nomor 22 Tahun 2009 Tentang Lalu Lintas Dan Angkutan Jalan).
• Pengguna Jasa (6) adalah pihak yang menggunakan jasa Pihak Pelapor.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 8 Tahun 2010 Tentang Pencegahan Dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang). Dalam PPh final atas usaha jasa konstruksi tentang peraturan pemerintah (PP) Nomor 51 tahun 2008  “pajak atas penghasilan dari kegiatan usaha jasa konstruksi” juga di jelaskan definisi pengguna jasa. Dalam PP ini dijelaskan bahwa : Pengguna Jasa adalah orang pribadi atau badan termasuk bentuk usaha tetap, yang memerlukan layanan jasa konstruksi.

2. PENJELASAN TENTANG PENYEDIA JASA

Definisi penyedia barang jasa :

Penyedia barang jasa adalah istilah untuk badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.

Dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah di Indonesia Penyedia Barang Jasa wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan kegiatan/usaha

2. Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial untuk menyediakan Barang/Jasa;

3. Memperoleh paling kurang 1 (satu) pekerjaan sebagai Penyedia Barang Jasa dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, termasuk pengalaman subkontrak;

4. Ketentuan sebagaimana dimaksud pada huruf c di atas, dikecualikan bagi Penyedia Barang Jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun;

5. Memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam Pengadaan Barang Jasa;

6. Dalam hal Penyedia Barang Jasa akan melakukan kemitraan, Penyedia Barang Jasa harus mempunyai perjanjian kerja sama operasi/ kemitraan yang memuat presentase kemitraan dan perusahaan yang mewakili kemitraan tersebut;

7. Memiliki Kemampuan Dasar (KD) untuk usaha non-kecil, kecuali untuk Pengadaan Barang dan Jasa Konsultansi;

8. Khusus untuk Pelelangan dan Pemilihan Langsung Pengadaan Pekerjaan Kontsruksi memiliki dukungan keuangan dari bank;

9. Khusus untuk Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dan jasa Lainnya harus memperhitungan Sisa Kemampuan paket (SKP) sebagai berikut: SKP = KP – P; KP = nilai Kemampuan Paket, dengan ketentuan:

•  untuk Usaha Kecil, nilai Kemampuan Paket (KP) ditentukan sebanyak 5 (lima) paket pekerjaan;

• untuk usaha non kecil, nilai Kemampuan Paket (KP) ditentukan sebanyak 6 (enam) atau 1,2 (satu koma dua) N.

10. jumlah paket yang sedang dikerjakan.

11. jumlah paket pekerjaan terbanyak yang dapat ditangani pada saat bersamaan selama kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir.

12. tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan dan atau direksi yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana, yang dibuktikan dengan surat pernyataan yang ditandatangani Penyedia Barang/Jasa;

13. sebagai wajib pajak sudah memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir (PPTK Tahunan) serta memiliki laporan bulanan PPh Pasal 21, PPh Pasal 23 (bila ada transaksi), PPh Pasal 25/Pasal 29 dan PPN (bagi Pengusaha Kena Pajak) paling kurang 3 (tiga) bulan terakhir dalam tahun berjalan;

14. Secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada Kontrak;

15. Tidak masuk dalam Daftar Hitam

16. memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan jasa pengiriman; dan

17. menandatangani Pakta Integritas.

3. PENJELASAN TENTANG AUDITOR 

Audit secara umum merupakan suatu proses yang sistematis untuk mendapatkan dan mengkaji secara objektif bahan bukti (evidence) perihal pernyataan ekonomi dan kegiatan lain. Hal ini bertujuan mencocokan atau membandingkan dengan kriteria yang telah ditentukan. Dari hasil langkah itu, disimpulkan suatu pendapat atau opini dan mengkomunikasikannya kepada pihak yang berkepentingan (D.R. Carmichael dan J.J. Wilingham, 1987). Sedangkan audit proyek didefinisikan oleh Leo Herbert (1979) sebagai

1. Merencanakan, mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti yang cukup jumlahnya, relevan, dan kompeten

2. Dilakukan oleh auditor yang bebas (independent)

3. Dengan tujuan audit yaitu untuk menjawab beberapa pertanyaan :

·         Apakah manajemen atau personil suatu perusahaan atau agen yang ditunjuk telah melaksanakan kegiatan atau tidak?

·         Apakah kegiatan yang dilakukan memakai norma yang sesuai untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan oleh yang berwenang?

·         Apakah kegiatan telah dilakukan dengan cara yang efektif?

Auditor mengambil keputusan atau pendapat dari bahan pembuktian, dan melaporkannya kepada pihak ketiga serta melengkapi bahan bukti untuk meyakinkan kebenaran isi laporan, dan usulan perbaikan untuk meningkatkan efektifitas proyek.

Arti dan proses audit secara umum mencakup

1.      Kegiatan audit terdiri dari langkah-langkah sistematis mengikuti urutan yang logis

2.      Pengkajian secara objektif; dilakukan oleh orang bebas, dalam arti tidak berperan dalam objek yang akan diaudit.

3.      Diperlukan bahan bukti (evidence) yaitu fakta atau data dan informasi yang mendukung yang harus dikumpulkan oleh auditor

4.      Ada kriteria sebagai patokan pertimbangan atau perbandingan. Kriteria merupakan standar yang telah ditentukan dimana organisasi, manajemen, atau pelaksana harus mengikutinya dalam usaha mencapai tujuan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. Kriteria digunakan auditor untuk menilai apakah suatu kegiatan telah dilakukan dengan benar atau menyimpang

5.      Ada kesimpulan berupa pendapat atau opini auditor

Tahap audit proyek adalah

1.      Survey pendahuluan

2.      Mengkaji dan menguji sistem pengendalian manajemen

3.      Pemeriksaan terinci

4.      Penyusunan laporan

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan diluar aspek utama :

1.      Organisasi, otorisasi, dll

2.      Perencanaan dan jadwal

3.      Kemajuan pelaksanaan pekerjaan

4.      Mutu barang dan pekerjaan

5.      Administrasi, pembelian dan jasa

6.      Engineering

7.      Konstruksi

8.      Anggaran, pendanaan, akuntansi, dll

9.      Perundang-undangan dan peraturan pemerintah

Faktor keberhasilan proyek

1.      Misi proyek harus memiliki definisi awal tentang tujuan yang jelas mengenai diadakannya proyek, serta garis besar petunjuk cara atau strategi mencapainya

2.      Dukungan dari pimpinan teras

3.      Perencanaan dan jadwal

4.      Konsultasi dengan pemilik proyek

5.      Personil

6.      Kemampuan teknis

7.      Acceptance dari pihak pemilik dalam hal ini pemilik ikut melakukan inspeksi, uji coba dan sertifikasi pada tahap implementasi dan terminasi

8.      Pemantauan, pengendalian, dan umpan balik

9.      Komunikasi untuk mencegah duplikasi kegiatan, salah paham atau salah pengertian diantara para peserta proyek

10.  Troble shooting; akan membantu memperkirakan persoalan yang akan terjadi jauh sebelum permasalah terjadi.

Prosedur auditor :

Tahapan Perencanaan. Sebagai suatu pendahuluan mutlak perlu dilakukan agar auditor mengenal benar obyek yang akan diperiksa sehingga menghasilkan suatu program audit yang didesain sedemikian rupa agar pelaksanaannya akan berjalan efektif dan efisien.
Mengidentifikasikan resiko dan kendali. Tahap ini untuk memastikan bahwa qualified resource sudah dimiliki, dalam hal ini aspek SDM yang berpengalaman dan juga referensi praktik-praktik terbaik.
Mengevaluasi kendali dan mengumpulkan bukti-bukti melalui berbagai teknik termasuk survei, interview, observasi, dan review dokumentasi.
Mendokumentasikan dan mengumpulkan temuan-temuan dan mengidentifikasikan dengan audit.
Menyusun laporan. Hal ini mencakup tujuan pemeriksaan, sifat, dan kedalaman pemeriksaan yang dilakukan.

4. 6M (Man, Method, Machine, Matherial, Money)

Menurut Soekarno Kartowardojo, ada 6 unsur manajemen, yaitu man, money, methods, material, machines, market.

1. Man (Sumber Daya Manusia)

Sumber daya manusia adalah faktor yang paling vital dan menentukan dalam manajemen.  Pada unsur sumber daya manusia ini harus diperhatikan beberapa hal, yaitu:

Jumlahnya, harus sesuai dengan kebutuhan dan formasi

Persyaratan, seperti keahlian, kemampuan, ketrampilan, pendidikan, pengalaman

Komposisi, seperti pimpinan, pelaksana, bagian teknis, administrasi, dll

2. Money (Uang)

Untuk menjalankan aktivitasnya, manajemen membutuhkan biaya, baik untuk pembelian dan perawatan alat-alat,  pembelian bahan baku/material, pembayaran gaji tenaga kerja dan lain sebagainya. Pengelolaan uang yang baik akan berpengaruh terhadap sukses tidaknya sebuah manajemen yang dilakukan. Oleh karena itu, pengelolaan uang harus dilakukan secara rasional agar tujuan yang telah ditetapkan bisa tercapai.

3. Materials (Bahan Baku)

Untuk memproduksi suatu barang, perusahaan membutuhkan bahan baku.  Ketersediaan bahan baku sangat vital dalam proses produksi, baik berupa bahan setengah jadi (raw material) maupun bahan jadi.

4. Machines (Mesin)

Mesin digunakan dalam proses pengolahan bahan baku menjadi barang jadi. Mesin dan peralatan kerja lainnya sangat dibutuhkan untuk memudahkan pekerjaan yang sulit menjadi lebih cepat dan efisien, serta berperan dalam meningkatkan hasil dan keuntungan. Dengan perkembangan teknologi, penggunaan mesin semakin canggih dan modern, sehingga bisa meminimalisir kesalahan dalam proses produksi dan pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif dengan hasil lebih banyak.

5. Methods (Metode)

Dalam manajemen diperlukan adanya beberapa metode untuk menentukan bagaimana suatu pekerjaan dapat dilakukan. Serangkaian prosedur dan instruksi ditetapkan dengan mempertimbangkan pada tujuan yang hendak dicapai, fasilitas yang tersedia, waktu, uang, dan kegiatan bisnis. Metode-metode tersebut ditetapkan sebagai Standar Operasional yang baku (SOP), yang berperan untuk meningkatkan penggunaan semua sumber daya dan faktor-faktor  produksi, sehingga semua pekerjaan bisa berjalan secara Efektif dan Efisien.

6. Market (Pasar)

Untuk bisa memasarkan hasil produksinya dengan baik, perusahaan wajib memahami pemasaran dengan baik.  Pemasaran produk sangat penting untuk kelangsungan proses produksi dari perusahaan itu sendiri. Proses produksi suatu barang akan terhenti apabila barang-barang yang diproduksi tidak laku atau tidak minati oleh konsumen. Artinya pasar sangat penting untuk dikuasai demi kelangsungan proses produksi perusahaan.

Pengertian Efektif

Pengertian efektif adalah cara mencapai suatu tujuan dengan pemilihan cara yang benar dan tepat dari beberapa alternatif, kemudian mengimplimentasikan pekerjaan dengan tepat sehingga dapat mencapai tujuan dengan maksimal.

Dengan kata lain, efektif adalah sebuah usaha untuk mendapatkan target, tujuan, atau hasil yang diharapkan dengan waktu yang telah ditetapkan terlebih dahulu tanpa memedulikan biaya yang harus atau sudah dikeluarkan.

Pekerjaan efektif berhubungan dengan perencanaan, penjadwalan dan pengeksekusian keputusan yang tepat guna. Suatu pekerjaan dapat dikatakan efektif jika tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya berhasil dicapai sesuai dengan yang diharapkan dari awal.

Pengertian Efisien

Sedangkan pengertian kata efisien yaitu sebuah cara untuk mencapai suatu tujuan dengan penggunaan sumber daya yang minimal atau sedikit mungkin namun hasil dapat mencapai hingga hasil yang maksimal. Kuncinya adalah dapat mengolah sumber daya dengan bijak dan hemat sehingga dana, waktu dan tenaga tidak banyak terbuang banyak.

Dengan kata lain efisien memiliki arti mengerjakan sesuatu dengan rasio terbaik antara hasil dan sumber daya. Efisien juga mengharuskan seseorang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara hemat, cepat, selamat dan tepat waktu yang nantinya orang tersebut akan bekerja secara maksimal tanpa perlu mengeluarkan banyak biaya.

Pekerjaan efisien sendiri dapat direncanakan dengan mengevaluasi, membuat perbandingan antara masukan dan pengeluaran yang diterima pada pekerjaan sebelumnya. Sehingga nantinya dapat menemukan cara yang efisien atau cara terbaik untuk mencapai suatu tujuan.